Organizações que não estão familiarizadas com o trabalho remoto podem se ver ansiosas ou inseguras das regras de engajamento em um mundo virtual ou não familiarizadas com as plataformas de comunicação disponíveis para facilitar reuniões remotas.
Um plano de comunicação é uma parte crítica de todos os projetos, e ainda mais essencial para o sucesso de um projeto em meio ao distanciamento social e ao trabalho das restrições domésticas. O gerente de projeto que identifica esses desafios e desenvolve um plano de preparação é mais provável que continue o gerenciamento de projetos bem-sucedido, mesmo durante uma pandemia.
Neste Artigo, você verá:
1. Desenvolva e comunique as expectativas de um ambiente “Work From Home” ou remoto
Tome a iniciativa de desenvolver um plano de comunicação para trabalhar dentro de um ambiente virtual ou remoto e identificar para a equipe suas expectativas de como a equipe vai operar neste novo espaço. Reserve o tempo no início de um projeto remoto para identificar como funções, responsabilidades, tarefas, horários e prazos serão comunicados aos membros da equipe e às partes interessadas.
Ao identificar claramente os processos e os métodos de comunicação no ambiente remoto, o gerente de projetos pode estabelecer sua liderança, ao mesmo tempo em que transmite confiança aos membros da equipe e às partes interessadas incentivando a “entrada” no meio ambiente.
Dica: Equilibre reuniões formais com reuniões informais, como aquelas conversas que aconteceriam ao tomar uma xícara de café ou no bebedouro. Esses encontros informais proporcionam a ocasião para conversas francas, mantendo a motivação e os vínculos, construídos durante o café ou o intervalo para o almoço.
2. Familiarize a si mesmo e à equipe com tecnologia disponível
Aproveite para avaliar as plataformas de reunião virtual ou videoconferência e conhecer-se com o aplicativo selecionado. A utilização de uma plataforma de videoconferência como ZOOM, Microsoft Teams ou GoToMeeting permite que a equipe do projeto se comunique “cara a cara” e fornece recursos de gerenciamento de reuniões, incluindo compartilhamento de tela, gravação, bate-papo, levantar a mão e até mesmo legendas fechadas. O vídeo, ao contrário das chamadas tradicionais de conferência, oferece o benefício das sugestões visuais dos participantes. Sem as pistas visuais da videoconferência, os participantes podem limitar sua entrada ou feedback por medo de interromper outro membro da equipe.
Uma vez familiarizado com os recursos e funções do aplicativo, forneça recursos para a equipe testar o aplicativo selecionado, antes de usá-lo para uma reunião de projeto. Criar uma gravação do seu encontro simulado é uma ótima maneira de ajudar a familiarizar sua equipe com a plataforma, aumentando o engajamento e resultados positivos.
Dica:Use plataformas de videoconferência para formação de equipes, para o reconhecimento de um trabalho bem feito e até mesmo para o engajamento social. Dê uma festa, crie salas de jogos e até hospede o “happy hour”, para incentivar as comunicações internas e a camaradagem.
3. Centralização e Compartilhamento de Dados
Em meio ao trabalho atual da diretiva doméstica, as organizações não têm outra opção a não ser centralizar dados, documentos e relatórios dentro de uma única plataforma de compartilhamento de arquivos. Os conjuntos de produtividade, incluindo ASANA, Wrike, ZOHO One e Microsoft Power Apps contêm aplicativos de processamento de texto, planilha, apresentação e banco de dados, associados a ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos – fornecendo um único portal compartilhado por membros da equipe e partes interessadas.
Os pacotes de produtividade fornecem às organizações uma solução de compartilhamento econômica que muitas vezes pode ser compartilhada dentro da organização, juntamente com usuários externos, incluindo clientes e fornecedores, facilitando que os gerentes de projeto compartilhem documentos, gerenciem e compartilhem placas de projeto, implementem automação de processos, gerenciem a alocação de recursos e utilizem ferramentas de comunicação para reuniões de status e apresentações.
Dica: Os gerentes de projeto normalmente auxiliam na avaliação e implementação de um conjunto de produtividade e são provavelmente responsáveis pelo status das tarefas, porcentagem de conclusão e que os recursos estão disponíveis para completar tarefas de acordo com o cronograma do projeto. Tome a iniciativa de manter os dashboards e placas de projeto atualizados, para que os membros da equipe sejam criados para o sucesso.
4. Priorizar o monitoramento e utilizar notificações do sistema
As ferramentas de gerenciamento de projetos fornecem dashboards que podem ser adaptados para requisitos específicos, incluindo gerenciamento de tarefas, gráficos Gantt, utilização de recursos e previsão planejada versus previsão real para projetos. Dentro desses elementos estão as configurações de notificação que permitem ao gerente do projeto visualizar os principais indicadores de desempenho e potenciais riscos para as restrições triplas dentro de um projeto.
Dica:Aproveite para entender como as configurações de notificação funcionam dentro do seu pacote de produtividade. As notificações podem ser estabelecidas para acionar e comunicar automaticamente prazos para partes interessadas internas e externas e distribuir relatórios aos membros da equipe do projeto, à administração e ao cliente. A disponibilidade e o acesso a relatórios e ativos de projetos permitem que os membros remotos da equipe se sintam capacitados e apoiados, mesmo quando você não pode estar lá pessoalmente.
Se sua organização não usa atualmente um compartilhamento de arquivos, sistema de informações centralizado ou ferramenta de gerenciamento de projetos e um conjunto de produtividade, agora é o momento ideal para melhorar as comunicações, produtividade e melhoria de processos através da implementação desses sistemas.
Artigo publicado originalmente em: https://www.capitoltechsolutions.com/blog/project-managment-tips , traduzido, adaptado e incrementado por Johnny Vernin.